Une justice moderne, efficace qui profite surtout au citoyen

Ce mardi 6 juin 2017, à Vilvorde, AVOCATS.BE et l’Orde van Vlaamse Balies (O.V.B.) tenaient une conférence de presse pour le lancement de leur plate-forme commune, la DPA (pour « Digital Platform for Attorneys »). Grâce à celle-ci, les avocats pourront déposer, de manière sécurisée, des conclusions électroniques auprès des cours et tribunaux, télécharger des documents et communiquer de manière confidentielle avec les greffes, leurs confrères et leurs clients. L’avocat accède à cette plate-forme grâce à sa carte électronique d’avocat, qui garantit son identité et sa qualité d’avocat en exercice.

Comme le souligne Jean-Pierre Buyle, président de l’Ordre des barreaux francophones et germanophone de Belgique (AVOCATS.BE) : « Travailler dans la précipitation pour arriver juste avant l’heure de fermeture du tribunal afin d’y déposer des conclusions et des pièces ou être coincé des heures durant dans les embouteillages en route vers le tribunal, appartient désormais au passé ».

Le lancement de la DPA intervient précisément un an après la signature du protocole entre le ministre de la Justice Koen Geens et les professions juridiques, visant à unir leurs efforts pour contribuer à l’informatisation de la Justice. À cet effet, AVOCATS.BE et l’O.V.B. ont collaboré afin d’informatiser ensemble les applications dont les avocats et leurs clients avaient le plus besoin. D’autres suivront.

« Nous sommes finalement entrés dans le 21ième siècle et ce n’est pas trop tôt : les avocats doivent travailler de façon aussi moderne que les autres professions », déclare Dominique Matthys, président de l’O.V.B.

Le ministre de la Justice Koen Geens : « Ce lancement représente à nouveau un bond vers le droit du futur. Dans un monde numérique, la digitalisation de la Justice ne peut rester en arrière. Les avocats pourront ainsi travailler et communiquer toujours davantage par voie numérique. La Justice poursuit entretemps l’informatisation des tribunaux. Je suis particulièrement fier que, grâce à une coopération optimale entre les Ordres des avocats et le SPF Justice, cet ambitieux projet ait pu voir le jour ».

DPA-deposit : un bijou de technologie

La DPA constitue la nouvelle plate-forme de communication centralisée des avocats. Tous les avocats pratiquant en Belgique, quelle que soient leur nationalité, y sont connectés. Elle leur permet de communiquer de façon sécurisée et automatisée avec leurs confrères, leurs clients et les cours et tribunaux. L’avocat dispose ainsi en permanence des dernières données concernant leurs confrères et les tribunaux ont la certitude de traiter avec des avocats disposant du droit d’exercer.

Le ministre Geens a placé l’informatisation au centre de son mandat. E-deposit constitue une application majeure de ce programme, qui permet le dépôt de conclusions et de pièces par voie électronique. Par la liaison de son service E-deposit aux services numériques de la Justice, la DPA va un pas plus loin ; de nombreuses applications intéressantes deviennent possibles.

Là où les avocats (sans être identifiés comme tels) ne pouvaient déposer leurs conclusions et pièces qu’auprès des tribunaux de commerce et d’appel via E-deposit, ils peuvent à présent le faire via DPA-deposit auprès de toutes les cours et tribunaux, y compris ceux qui utilisent une autre technologie (par exemple, parce qu’ils ne relèvent pas de la compétence du ministre de la Justice). Et non seulement des conclusions ou des pièces, mais toute forme de documents, à toutes les parties concernées. Envoyer une lettre recommandée à un client ? Un fax à un confrère ? Tout cela est désormais possible par voie électronique grâce au module de communication DPA-deposit. La DPA se charge de la conversion technologique, de sorte que l’avocat ne doit pas se préoccuper de la complexité technique des différents systèmes.

Pour la communication non numérique (vers un correspondant qui ne serait pas encore connecté de manière numérique, comme par exemple un tribunal du travail) les deux Ordres ont conclu un accord avec Unified Post : ce service veille à ce qu’une lettre transmise au moyen de la DPA soit imprimée, mise sous pli, affranchie et envoyée. L’avocat n’utilise qu’un seul canal, de façon simple et uniforme : la DPA qui l’affranchi de toute autre formalité liée à un envoi « classique » par la poste.

Grâce à DPA-deposit, les documents seront non seulement transmis, mais, si l’avocat le souhaite, également conservés pendant au moins deux ans dans une banque de données centrale, la DPA-Box. Les serveurs qui l’hébergent répondent aux normes de sécurité les plus modernes et sont situés en Belgique. L’avocat pourra consulter sa DPA-Box à tout moment.

Une extension des services de la DPA est prévue dans une phase ultérieure, en étroite collaboration avec la Justice. Il sera ainsi possible d’effectuer des paiements aux greffes de manière électronique, de recevoir des jugements et arrêts par voie électronique dès qu’ils sont rendus et de communiquer par voie électronique avec les huissiers, les notaires, ...

S’identifier grâce à la carte d’avocat offre de nombreuses garanties

Les avocats ne peuvent accéder à la DPA qu’au moyen de la carte électronique d’avocat. Les données contenues sur la puce de la carte garantissent que celui qui se connecte est un avocat en droit d’exercer et n’est, par exemple, ni radié ni suspendu. Les secrétariats des barreaux sont responsables de la distribution et du suivi de la carte.

Un service desk commun est mis en place, permettant aux avocats qui ont des questions concernant la DPA de recevoir immédiatement une réponse dans la langue de leur choix.

La DPA et le service DPA-deposit offrent une meilleure protection de la confidentialité des communications entre les avocats, les tribunaux et leurs clients, assurant une protection optimale de la vie privée des citoyens et des entreprises.

Témoignages

« Le dépôt de conclusion a toujours été une source de stress et de perte de temps. Grâce à la plate-forme DPA et à l’application DPA-deposit, toutes ces contraintes disparaissent et me permettent, en une seule opération sécurisée et d’où je le souhaite, de déposer mes conclusions et pièces, mais également de les partager avec mes confrères et autres parties. L’organisation électronique des documents envoyés et reçus dans la DPA-Box est un vrai plus pour ma vie professionnelle et ma sérénité ».
Jean-François Henrotte, avocat inscrit au barreau de Liège.

« Nous entrons dans une nouvelle ère du métier de l’avocat. Fini les sources d’informations dispersées, nous proposons désormais des outils solides et sécurisés permettant de consolider tout cela et d’en tirer le maximum. Notre objectif est de maximiser l’efficacité des acteurs du métier (avocats, barreaux) par la centralisation des données et la digitalisation de leurs tâches. Nous avons franchi une première étape avec la carte professionnelle et la DPA, mais le travail n’est pas fini. Je me réjouis d’entendre les retours d’expériences afin de proposer encore plus ».
Philippe Dhondt, responsable IT AVOCATS.BE.

« Je suis ravi de voir l’arrivée d’une vraie carte professionnelle de l’avocat. Non seulement, elle est mon sésame aux applications compatibles avec la plate-forme DPA, en lien avec un annuaire centralisé me liant à mes confrères et collègues, mais elle me permet également de signer électroniquement tous mes e-mails et documents importants, assurant leur authenticité. La puce sans contact embarquée ouvre également d’énormes potentiels pour m’identifier très rapidement en ma qualité d’avocat, que ce soit devant des portiques compatibles ou des formations ».
Jean-François Ledoux, avocat inscrit au barreau de Dinant.

Prix

Ce sont les deux Ordres communautaires des avocats qui ont financé le projet (environ 1,5 millions d’euros jusqu’à présent). Une redevance sera demandée pour l’utilisation de la plateforme, dont le montant est largement compensé par les économies et les gains de productivité que cette utilisation engendre pour les avocats. La réception de documents via la plate-forme est gratuite.

Les entreprises impliquées

L’Ordre des barreaux francophones et germanophone (AVOCATS.BE) et l’O.V.B. ont confié le développement de la DPA et du module de communication DPA-deposit à la société Axi.

Pour l’O.V.B., le projet a été suivi par Diplad SCRL (diplad.be), la filiale informatique de l’O.V.B.

Unified Post est responsable de la transmission non digitale de documents.

La carte d’avocat a été développée par Zetes, qui émet également la carte d’identité électronique belge.

Les logiciels d’avocat

Les développeurs de logiciels d’avocats ont reçu les informations nécessaires pour y intégrer la DPA et son module de communication DPA-deposit. Il en résultera davantage de gains de temps et un travail encore plus efficace pour l’avocat.

À partir de son propre logiciel, il lui sera en effet possible de communiquer avec la DPA, de sorte que la communication et la facturation s’opèrent automatiquement.

Quelques chiffres

La carte électronique d’avocat peut être demandée depuis le 15 mai 2017 et plus de 6.000 l’ont déjà commandée et plus de 3.000 avocats l’ont déjà activée.