Consulter le registre UBO ? Une démarche nécessaire mais pas suffisante

Les formalités, on le sait, sont lourdes, et la tentation de simplifier la procédure grande. Les clients le proposent d’ailleurs souvent. Ainsi, dès lors qu’il faut identifier les bénéficiaires effectifs, les sociétés renvoient généralement la preuve de l’enregistrement UBO en guise de réponse à notre envoi de formulaire d’identification. Est-ce suffisant ? Peut-on faire d’une pierre deux coups ? Vous vous en doutez, la réponse est évidemment négative. Explications.

Identification des bénéficiaires effectifs

L’article 23, § 1er de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces (ci-après : la « loi BC/FT ») impose d’identifier le ou les bénéficiaires effectifs des clients ou des mandataires.

On rappellera utilement que le bénéficiaire effectif est défini à l’article 4, 27° de la loi BC/FT comme « la ou les personnes physiques qui, en dernier ressort, possèdent ou contrôlent le client, le mandataire du client ou le bénéficiaire des contrats d’assurance-vie, et/ou la ou les personnes physiques pour lesquelles une opération est exécutée ou une relation d’affaires nouée » (1).

Cette identification des bénéficiaires effectifs doit inclure la prise de mesures raisonnables pour comprendre la structure de propriété et de contrôle du client ou du mandataire qui est une société, une personne morale, une fondation, une fiducie, un trust ou une construction juridique similaire (2).

Pour procéder à cette identification et surtout pour la documenter, l’avocat peut utiliser le modèle de fiche d’identification des bénéficiaires effectifs disponible sur l’extranet d’AVOCATS.BE.

Vérification de l’identité des bénéficiaires effectifs

L’article 23, § 1er de la loi BC/FT impose d’identifier les bénéficiaires effectifs, mais également de prendre des mesures raisonnables pour vérifier l’identité de ces bénéficiaires effectifs.

C’était d’ailleurs le but du registre des bénéficiaires effectifs (UBO).

Ce registre reprend les informations relatives aux bénéficiaires effectifs des personnes morales établies en Belgique, lesquelles ont l’obligation, prévue à peine de sanctions, de communiquer ces informations à l’UBO (voir à ce propos, et pour ce qui concerne spécifiquement les avocats, la contribution de Déborah Charlier dans le Fil blanc de la Tribune n° 194).

Obligation de vérification du respect des formalités UBO

L’article 29, alinéa 1er de la loi BC/FT, tel que modifié par la loi du 20 juillet 2020, dispose que lorsqu’un avocat noue une relation d’affaires avec une personne morale assujettie à cette obligation, il doit recueillir la preuve de l’enregistrement de cette personne morale au registre UBO, ou un extrait dudit registre.

L’alinéa 2 du même article précise que les entités assujetties qui ont accès à l’UBO (c’est le cas des avocats) et aux registres équivalents tenus dans d’autres États membres « ne s’appuient pas exclusivement sur la consultation de ces registres pour remplir leurs obligations d’identifier et de vérifier l’identité des bénéficiaires effectifs de leurs clients, des mandataires de leurs clients ». Des mesures complémentaires peuvent en effet devoir être mises en œuvre, et ce en fonction de la nature du risque (voir à ce propos la contribution de Déborah Charlier dans le Fil blanc de la Tribune n° 195).

Mise à jour

Enfin, l’avocat veillera également à mettre à jour les données relatives aux bénéficiaires effectifs.

Il s’agit donc bien d’une opération en trois temps : identification, vérification de l’identité des bénéficiaires, vérification du respect par le client de ses propres obligations d’enregistrement au registre UBO.

Consulter le registre UBO est indispensable mais insuffisant, et ne dispense ni de remplir une fiche d’identification des bénéficiaires effectifs, ni d’approfondir la vérification de leur identité en fonction de la nature du risque. La consultation du registre doit également être renouvelée régulièrement.

On n’insistera en outre jamais assez sur la nécessité de documenter toutes ces démarches, et donc d’en garder trace dans chacun des dossiers assujettis à la loi BC/FT.

Notes

(1) L’article 4, 27° de la loi BC/FT précise in fine que sont considérés comme possédant ou contrôlant en dernier ressort le client, le mandataire du client ou le bénéficiaire des contrats d’assurance-vie :

1. dans le cas des sociétés :
   • la ou les personnes physiques qui possèdent, directement ou indirectement, un pourcentage suffisant de droits de vote ou une participation suffisante dans le capital de cette société, y compris au moyen d’actions au porteur (un pourcentage de 25 % est un indice de pourcentage suffisant) ;
   • la ou les personnes physiques qui exercent le contrôle de cette société par d’autres moyens ;
   • si on ne peut identifier aucune des personnes susmentionnées, ou s’il n’est pas certain que la ou les personnes identifiées soient les bénéficiaires effectifs, la ou les personnes physiques qui occupent la position de dirigeant principal ;
2. dans le cas des fiducies, des trusts ou des constructions similaires :
   • le ou les constituants ;
   • le ou les fiduciaires ou trustees ;
   • le ou les protecteurs, le cas échéant ;
   • les bénéficiaires ou, lorsque les personnes qui seront les bénéficiaires de la fiducie ou du trust n’ont pas encore été désignées, la catégorie de personnes dans l’intérêt principal de laquelle la fiducie ou le trust a été constitué ou opère ;
   • toute autre personne physique exerçant le contrôle en dernier ressort sur la fiducie ou le trust du fait qu’elle en est le propriétaire direct ou indirect, ou par d’autres moyens ;
3. dans le cas des associations sans but lucratif et des fondations :
   • les administrateurs et membres des conseils d’administration ;
   • les personnes habilitées à les représenter ;
   • les personnes chargées de la gestion journalière ;
   • les fondateurs des fondations ;
   • les personnes physiques ou, lorsque ces personnes n’ont pas encore été désignées, la catégorie de personnes physiques dans l’intérêt principal desquelles l’association sans but lucratif ou la fondation a été constituée ou opère ;
   • toute autre personne physique exerçant par d’autres moyens le contrôle en dernier ressort sur l’association sans but lucratif ou la fondation.

Enfin, sont considérées comme les personnes physiques pour lesquelles une opération est exécutée ou une relation d’affaires nouée, celles qui tirent ou tireront profit de cette opération ou relation d’affaires et qui disposent, en droit ou en fait, directement ou indirectement, du pouvoir de décider de l’exécution de ladite opération ou de la conclusion de ladite relation d’affaires, d’en fixer les modalités ou de consentir à celle-ci.

(2) Article 23, § 1er, alinéa 2 de la loi.

Vous pouvez toujours adresser vos questions à blanchiment@avocats.be. Nous ferons le maximum pour y apporter une réponse claire dans les meilleurs délais.