UBO et l’identification du client

Lorsqu’un avocat noue une relation d’affaires avec une personne morale redevable d’informations au registre UBO, il doit recueillir la preuve de l’enregistrement de cette personne morale au registre, ou un extrait dudit registre (1). Cette démarche suffit-elle à satisfaire à l’obligation d’identification du client ?

Absolument pas.

D’une part, tout le système de prévention prévu par la loi BC/FT repose sur l’analyse de risque, ce qui exclut d’emblée un traitement identique de toutes les situations.

Le niveau de vigilance varie donc en fonction du risque que présente tel type de clients, dans tel type de dossiers, au regard de la zone géographique concernée et des services fournis. Sur la base de cette analyse de risque globale, l’avocat fera preuve d’une vigilance plus ou moins accrue à l’égard de chaque client pris individuellement.

Cette vigilance mesurée au risque se traduira aussi dans les démarches mises en œuvre aux fins d’identification de chaque client, notamment en fonction du degré de difficulté à identifier, dans chaque cas, les personnes concernées.

D’autre part, la loi BC/FT impose aux avocats non seulement d’identifier leurs clients, les mandataires de ceux-ci et leurs bénéficiaires effectifs, mais encore de vérifier leur identité au moyen d’un document probant dont une copie sera conservée, et ce lorsque (2) :

• le client noue une relation d’affaires ;
• le client effectue à titre occasionnel, en dehors d’une relation d’affaires, une opération dont le montant atteint ou excède 10 000 euros, en une seule ou en plusieurs opérations entre lesquelles semble exister un lien, ou qui consiste en un virement de fonds ;
• il y a soupçon de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme, en dehors des cas visés ci-dessus ;
• il existe des doutes quant à la véracité ou à l’exactitude des données précédemment obtenues aux fins d’identification au sujet d’un client déjà identifié ;
• il existe des raisons de douter du fait que la personne qui souhaite réaliser une opération dans le cadre d’une relation d’affaires est effectivement le client avec lequel la relation d’affaires a été nouée au nom du mandataire autorisé et identifié.

Ainsi, à l’égard d’une personne physique, la seule copie de la carte d’identité ou du passeport n’est pas suffisante. Ces données doivent être confrontées à d’autres sources d’informations fiables, par exemple la consultation du registre national (3). L’avocat a en effet une obligation de résultat dans l’identification des nom, prénom, lieu et date de naissance, et une obligation de moyen dans la détermination de l’adresse de la personne physique (4). En ce qui concerne les bénéficiaires effectifs, l’obligation de résultat ne porte plus que sur le nom et le prénom.

À l’égard d’une personne morale, l’avocat a l’obligation d’identifier la dénomination sociale, le siège social, la liste des administrateurs et les dispositions régissant le pouvoir d’engager la personne morale. À cette fin, il veillera à obtenir :

• l’identification BCE de la société, ou son équivalent étranger ;
• le nom des administrateurs, mentionnés à la BCE ;
• une copie de la carte d’identité des administrateurs, ou de leur passeport s’ils sont étrangers ;
• la fiche des bénéficiaires effectifs du client, complétée par ce dernier ;
• une copie de la carte d’identité des bénéficiaires effectifs, ou de leur passeport s’ils sont étrangers ;
• la preuve de l’enregistrement des données UBO.

Même si le client a l’obligation de déposer dans le registre l’ensemble des documents de nature à étayer les données d’identification communiquées, il se peut qu’il ne l’ait pas fait, ou qu’il l’ait mal fait, volontairement ou non : la seule consultation du registre ne suffit donc pas.

Rappelons également que les informations permettant d’identifier avec certitude les clients, leurs mandataires et leurs bénéficiaires effectifs doivent être rassemblées avant toute prestation et toute entrée en relation d’affaires (5).

Cependant, l’avocat pourra, dans des circonstances particulières énumérées limitativement dans ses procédures internes, et pour autant qu’il soit nécessaire de ne pas interrompre l’exercice des activités, remplir ses obligations d’identification au cours de la relation d’affaires si :

• l’évaluation individuelle des risques indique que la relation d’affaires présente un risque faible de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme ; et
• l’identité des personnes concernées est vérifiée dans les plus brefs délais après le premier contact avec le client (6).

S’il s’avère impossible d’identifier et de vérifier l’identité du client, de ses mandataires et de ses bénéficiaires effectifs, la relation d’affaires ne pourra pas être nouée et, si elle l’est, devra être interrompue (7).

Cette interdiction n’est toutefois pas applicable à l’avocat qui agit dans le cadre strict :

• de l’évaluation de la situation juridique de son client ;
• de sa mission de défense ou de représentation de son client dans une procédure judiciaire ou concernant une telle procédure, y compris dans le cadre de conseils relatifs à la manière d’engager ou d’éviter une telle procédure (8).

En conclusion, le registre UBO est certes un outil incontournable dans l’identification du client personne morale, mais il ne peut se suffire à lui-même.

Notes

(1) Article 29 de la loi BC/FT.

(2) Article 21 de la loi BC/FT.

(3) Article 28 de la loi BC/FT.

(4) Article 26, § 2, 1° de la loi BC/FT.

(5) Article 30 de la loi BC/FT.

(6) Article 31 de la loi BC/FT.

(7) Article 33, § 1er de la loi BC/FT.

(8) Article 33, § 2 de la loi BC/FT.

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