La présente déclaration vous est adressée par OBFG, l’Ordre des Barreaux francophones et germanophone, connu sous l’appellation « AVOCATS.BE », et établie à Rue Haute 139 bte 20, 1000 Bruxelles (ci-après « nous », « notre », « nos »).

Elle est aussi applicable à notre site web (le " site web ").

Nous assurons la protection de la vie privée de toutes les personnes dont nous collectons les données en qualité de responsable, voire responsable conjoint de traitements, mais aussi, le cas échéant en qualité de sous-traitant.

Pour les données traitées en qualité de sous-traitant, nous les traitons conformément aux instructions que nous recevons des responsables du traitement. Pour plus d’informations, nous vous invitons à vous adresser à ces derniers.

Cette déclaration a pour objectif de vous expliquer qui nous sommes, quelles sont les données que nous traitons, pourquoi et comment nous traitons vos données personnelles, pendant combien de temps nous les traitons, à qui vos données peuvent être transmises et surtout quels sont vos droits sur vos données et comment vous pouvez les exercer, quand nous agissons en qualité de responsable des traitements.

Enfin, nous vous informons que vous pouvez aussi consulter les Politique de protection de la vie privée propre à nos applications sur les sites internet de ces derniers, ou en suivant les liens : DPA – REGSOL – SALDUZ.

A QUI S’ADRESSE CETTE DECLARATION ?

Cette déclaration est destinée aux personnes physiques qui :

• Naviguent sur notre site internet ;
• Assurent le rôle de contact chez l’un de nos fournisseurs ou fournisseurs potentiels ;
• Sont inscrites sur la liste des avocats, avocats stagiaires ou avocats honoraires tenue à jour par les Barreaux ;
• Agissent en qualité de contact ou de mandant d’un avocat ;
• Sont détenues dans le cadre des permanences visée aux articles 2bis, § 2, et 24bis/1 de la loi du 20 juillet 1990 relative à la détention préventive ;
• Font appel à nous en leur qualité de justiciable ;
• Agissent en qualité de contacts auprès de toute entreprise quelconque (entreprise, pouvoirs publics, fédération professionnelle d’employeurs ou de travailleurs, école, université...) partenaire, avec qui nous avons entretenu ou entretenons ou souhaitons entretenir une forme de collaboration et dont nous traitons les données à caractère personnel.
• Nous communiquent volontairement leurs données à caractère personnel appelées à figurer dans un fichier. 

Nous vous informons que vos données seront utilisées conformément à la présente déclaration de protection des données.

En outre, nous traitons, en qualité de sous-traitant, les données des :

• Justiciables et de toutes personnes dont les avocats traitent les données par notre intermédiaire ;
• Avocats dans le cadre de la communication entre avocats ou dans le cadre de l’accès aux plateformes et aux applications DPA, REGSOL, SALDUZWEB.

Les responsables de ces traitements sont les avocats et/ou le SPF JUSTICE. Nous vous invitions à vous adresser directement à ces derniers si vous avez des demandes à formuler en lien avec la protection de vos données à caractère personnel.

QUELLES DONNÉES SONT TRAITÉES ?

Nous collectons uniquement des données à caractère personnel adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est strictement nécessaire au regard des finalités énoncées ci-après.

De manière générale les données suivantes seront collectées et traitées : 

• Relatives à l’identification, en ce compris les données suivantes : nom, prénom, adresse privée, téléphone, sexe, date et lieu de naissance, état-civil, nationalité, photographie d’identité ;
• D’indentification informatique, en ce compris les données suivantes : adresse IP électronique de la personne, adresse e-mail, un mode de passe généré automatiquement ;
• Relatives à la composition du ménage ;
• Relatives aux caractéristiques personnelles ;
• Données financières notamment bancaires ;
• Relatives aux qualifications professionnelles et à l’éducation, en ce compris les diplômes, grades, certificats, expérience professionnelle.  
• Toutes autres données qui s’avèreraient nécessaires aux missions dont nous serions investis.

 De manière plus spécifique aux avocats, seront traitées les données relatives :

• Aux sanctions administratives, disciplinaires ;
• Aux dossiers des justiciables ;
• A l’état de santé ;
• Aux suspicions, mises en accusation et condamnations pénales ; 
• Aux résultats des épreuves, stages et autres examens organisés par les barreaux.

Le cas échéant, à l’occasion des événements que nous organisons, seul ou en collaboration avec des tiers, des photographies peuvent aussi être prises et communiquées sur les médias nous appartenant.

Certaines données complémentaires (p.ex. la langue de préférence, ...) ne sont pas toujours nécessaires, mais peuvent s’avérer souhaitables, d’autres données encore sont entièrement facultatives (hobbies, …) nous traitons ces données que si vous choisissez de les partager.

Comment collectons-nous vos données personnelles ?

Nous collectons vos données par différents canaux :

• Lorsque vous êtes identifié auprès de nos services, par votre barreau comme appartenant à l’une des listes d’avocats ;
• Lorsque vous vous identifiez auprès de nos services comme étant une personne de contact dans le cadre de l’une de nos collaborations ;
• Si vous êtes la personne de contact appropriée pour que nous puissions initier un contact dans le cadre des services que nous fournissons ou des évènements que nous organisons ;
• Lorsque vous vous identifiez auprès de nos services, en qualité de justiciable, pour bénéficier des services découlant de notre mission légale ;
• A votre initiative par tout acte positif clair, toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque, notamment e-mail, sms, oralement par téléphone, lors d’une visite, lors d’un événement, d’une formation par la remise de votre carte de visite ou de n’importe quelle autre manière ;
• Lorsque vos données sont divulguées publiquement ou si vous les avez vous-même rendues accessibles publiquement sur les médias publics/sociaux notamment professionnels (tel que Facebook, LinkedIn).
• Lorsque vous naviguez sur notre site internet, par l’entremise des cookies.

 

POURQUOI ET SUR QUELLE BASE LEGALE, TRAITONS-NOUS VOS DONNÉES ?

Les finalités et la base de licéité de nos traitements varient en fonction des données traitées et des missions que nous réalisons.

1 ) S’agissant des données des justiciables, conformément aux dispositions de l’article 495 du Code judiciaire, nous traitons, conjointement avec  l’Ordre des barreaux Néerlandophones, (ci-après OVB) et les barreaux, vos données afin d’assurer nos missions d’intérêt public dans le cadre :

• De l’organisation des permanences dites « Salduz » et visée aux articles 2bis, § 2, et 24bis/1 de la loi du 20 juillet 1990 relative à la détention préventive ;
• De l’organisation de l’aide juridique.

De manière plus spécifique, nous pouvons être amenés à traiter vos données à caractère personnel en vue de réaliser la défense de vos intérêts ou ceux de la profession d’avocat, conformément à nos obligations légales découlant des dispositions du Code judiciaire.

 

2 ) S’agissant des données des avocats, nous traitons vos données en vue de la réalisation de nos missions sur pied des articles 495 et suivants du Code judiciaire.

Vos données sont traitées en vue de/du :

 

• Veiller à l'honneur, aux droits et aux intérêts professionnels communs ;
• La vérification de l’admissibilité aux épreuves d’aptitude, la notification aux candidats les décisions relatives à leur requête ;
• L’organisation les stages, la formation professionnelle, les épreuves et les recours des avocats-stagiaires ;
• La tenue des annuaires, en qualité de source authentique des avocats ;
• Contrôle de l'accès aux conférences et la certification des formations ;  
• La gestion de l'extranet ; 
• La gestion de nos applications et notamment la DPA, REGSOL, SALDUZ,
• L’établissement de statistiques.

 

Le traitement de vos données peut aussi être rendu nécessaire à la réalisation de nos obligations contractuelles ou précontractuelles, à votre égard. Dans ces occurrences, les traitements assurent :

• La gestion des services que nous organisons ;
• La facturation ;
• L’envoi et le suivi des commandes d'ouvrages ;
• La réponse à vos demandes spécifiques ;
• La gestion de notre site internet et de certaines de nos applications telles que la DPA-BOX.

 

Enfin, il relève de notre intérêt légitime ou de celui des tiers avec lesquels nous collaborons, d’utiliser certaines données à caractère personnel, afin de vous tenir informé de nos activités, publications, formations, concours, évènement par la communication des lettres d'information papier et électronique, en ce compris les promotions commerciales. Vous pouvez à tout moment vous désinscrire de ces listes en suivant ce « lien ».

3) S’agissant des données des personnes agissant en qualité de contact ou de mandant pour l’un des avocats inscrits sur l’une des listes tenues à jour par les barreaux, nous les traitons afin de réaliser les missions qui nous sont dévolues par le code judiciaire, notamment les articles 32 ter et 488 et suivantes ainsi que leurs arrêtés d’exécutions.

4) S’agissant des données des personnes agissant en qualité de contact chez l’un de nos fournisseurs ou collaborateurs, vos données sont traitées afin de nous permettre de négocier et conclure avec votre entreprise, mais aussi de réaliser nos obligations contractuelles.

A défaut, il ne nous sera pas possible de débuter ou d’exécuter nos prestations.

Il en va aussi ainsi lors du recrutement.

De manière générale et si nécessaire, nous utilisons certaines données, mais jamais des données dites sensibles, pour répondre à notre intérêt légitime ou à ceux de tierces parties. Cela peut se produire, notamment :

• Pour offrir et promouvoir tous nos services et/ou messages informatifs qui correspondent à ce que vous pouvez raisonnablement attendre de nous dans le contexte de notre relation existante ou possible dans le futur ;
• Pour les contrôles d’accès notamment aux bâtiments et évènements que nous organisons ;
• Pour les contrôles et audits internes réalisés afin de garantir la sécurité et la continuité de nos systèmes et de nos projets ;
• Pour la conservation vos données en vue introduire, exercer ou étayer une action en justice éventuelle.

Enfin, nous pouvons aussi traiter vos données à caractère personnel conformément à votre consentement exprès écrit ou verbal.

Votre consentement sera soit fondé sur un formulaire de consentement soit sur tout acte positif clair que vous aurez posé comme par exemple l’envoi spontané de vos données à des fins précises, le fait de poser sur une photographie prise à l’occasion des événements que nous organisons.

Pour les traitements qui se fondent sur notre intérêt légitime ou votre consentement vous pouvez à tout moment vous y opposer en nous écrivant via privacy@avocats.be.

AVEC QUI PARTAGEONS-NOUS VOS DONNÉES ?

Nous partageons certaines de vos données personnelles uniquement si cela s’avère nécessaire pour la réalisation des finalités énumérées en amont, pour la bonne exécution de notre contrat, le respect d’une obligation légale ou la défense d’un intérêt légitime ou encore avec votre consentement.

Nous pouvons partager certaines données avec nos cocontractants, qualifiés de « sous-traitant » au sens de la législation relative à la protection des données, dans la mesure strictement nécessaire au fonctionnement d’applications ou systèmes de gestion informatisés ou non informatisés auxquels nous avons souscrit.

La liste des sous-traitants, leur domaine d’activités, la finalité poursuivie et le cas échéant le pays dans lequel les données sont traitées et hébergées sont disponibles à la première demande.

En outre, vos données sont accessibles aux personnes membres de notre équipe ou tous conseils techniques dans la stricte mesure nécessaire à leurs tâches et à l’exécution de nos obligations.

Ensuite, nous sommes susceptibles de transmettre vos données :

• aux autorités judiciaires ou administratives ou auxiliaires de justice dans le cadre de la défense de nos intérêts ;
• aux autorités ou entités fixées par la loi, le décret ou toute disposition règlementaire applicable en Belgique.

 

TRANSFERONS-NOUS VOS DONNEES HORS DE L’UNION EUROPEENNE ?

Les transferts des données vers un pays hors de l’Union ne seront autorisés que si et seulement si :

• La Commission européenne a rendu une décision accordant un niveau de protection adéquate et équivalent à celui prévu par la législation européenne.
• Le transfert est couvert par une mesure adéquate accordant un niveau de protection équivalent à celui prévu par la législation européenne, telle que les Clauses Standard de la Commission, le consentement.

 

COMBIEN DE TEMPS GARDONS-NOUS VOS DONNÉES ?

Vos données seront conservées durant toute la durée de notre relation contractuelle et ensuite tant que la loi nous l’impose, et ce, en vue de répondre à nos obligations légales, notamment ordinales, fiscales et comptables. Au-delà de ce délai, vos données seront détruites.

La gestion des comptes des avocats et des données des avocats sera conservée 10 ans après l’omission ou la radiation du tableau, conformément à nos obligations légales. Au terme de cette période, ces données pourront être anonymisées en vue de réaliser nos obligations de statistiques.

Dans le cadre de la gestion de vos demandes de renseignements ou relatives à vos droits en qualité de personnes concernées, vos données sont conservées 5 ans maximum à compter du dépôt de la demande.

COMMENT ASSURONS NOUS LA SECURITE DE VOS DONNEES ?

Nous mettons tout en œuvre pour sécuriser vos données personnelles de manière optimale contre toute utilisation illicite. Pour cela, nous recourons à des mesures physiques, administratives organisationnelles et technologiques répondant aux règles de l’art.

A titre d’exemple : nous limitons les accès de notre système informatique à nos équipes et selon les stricts besoins de chaque membre au regard de sa fonction et de ses tâches ; nous avons mis en place une politique interne de protection de la vie privée ; nous ne manquons pas de faire appel à des processus de pseudonomysation ou d’anonymisation dès que possible. 

QUELS SONT VOS DROITS ?

Nous accordons une attention particulière aux droits dont vous disposez en qualité de personnes concernées. A cet effet, nous vous invitons à prendre contact avec notre responsable RGPD à l’adresse mail suivante : privacy@avocats.be ou par courrier à l’adresse à notre adresse de contact

Nous avons aussi procédé à la nomination d’un DPO, qui se tient à votre disposition à l’adresse mail suivante : dpo@avocats.be ou par courrier à notre adresse de contact

Excepté si une disposition légale en vigueur en Belgique, en ce compris le RGPD ou le secret professionnel s’y opposent, en vertu de la réglementation vous avez les droits suivants :

• Le droit d’accès en ce compris le droit de savoir si le Cabinet traite vos données ;
• Le droit d’avoir une copie des données traitées ;
• Le droit de rectification des données traitées ;
• Le droit d’opposition des données traitées ;
• Le droit de limiter le traitement des données traitées :

• Si vous contestez l’exactitude de ces données.
• Dans l’attente de l’évaluation des intérêts en présence avant l’exercice du droit d’opposition au traitement de certaines de vos données personnelles.
• Si le traitement de vos données personnelles serait illégitime, mais que vous ne souhaitez néanmoins pas exercer votre droit à l’effacement des données.
• Si n’avons plus besoin de vos données personnelles, mais que vous en avez besoin dans le cadre d’une action en justice.

• Le droit à l’effacement des données traitées ;
• Le droit à la portabilité des données traitées, si vos données sont traitées dans le cadre de nos obligations contractuelles ou d’un consentement ;
• Le droit de déposer une plainte auprès de l’Autorité de protection des données :

www.autoriteprotectiondonnees.be/

Rue de la Presse, 35 à 1000 Bruxelles

Téléphone : +32 (0)2 274 48 00

Télécopie : +32 (0)2 274 48 35

Courriel : contact@apd-gba.be

Vous pouvez exercer vos droits, ou nous faire part de vos suggestions et remarques en vous adressant à l’adresse mail suivante : privacy@avocats.be ou par envoi postal à l’adresse suivante :

OBFG l’Ordre des Barreaux francophones et germanophone

AVOCATS.BE

Rue Haute 139 bte 20

1000 Bruxelles.

www.avocats.be

Nous ne manquerons pas de donner suite à votre demande dans les meilleurs délais et au plus tard dans le mois qui suit la réception de votre demande, nous vous informerons des suites que nous y avons accordées.

Selon la difficulté de votre demande ou le nombre de requêtes que nous recevons d’autres personnes, ce délai pourra être prolongé de deux mois. Dans ce cas, nous vous avertirons de cette prolongation dans le mois suivant la réception de votre formulaire. 

En toutes circonstances, lors de la communication de ces informations, nous sommes toujours dans l’obligation de tenir compte des droits et libertés des autres personnes.

LA POLITIQUE DES COOKIES

Nous utilisons des cookies sur nos sites internet. Un cookie est un code sous la forme d’un fichier stocké sur votre ordinateur. Lors d’une visite ultérieure sur notre site internet, ces cookies peuvent alors être reconnus. Les cookies nous aident à améliorer notre site, à faciliter votre navigation, à vous offrir une publicité ciblée ou encore à analyser notre audience.

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MODIFICATIONS

Nous pouvons à tout moment apporter, pour différentes raisons, des corrections, des compléments ou des modifications à la présente déclaration de protection des données et de la vie privée. La version la plus actuelle peut être consultée en permanence sur nos sites internet.