Le papier à lettres, ses mentions et ses subtilités…

Le cas

Un papier à en-tête d’un cabinet d’avocats ne comporte pas d’indication du numéro de téléphone du cabinet secondaire mentionné sur ledit papier à en-tête. Certains avocats sont renseignés comme appartenant à plusieurs barreaux. Bien plus, ce document renseigne l’identité d’un avocat qui a été omis depuis quelque temps.

Est-ce possible ?

Les éléments de réponse

Le siège de la matière se trouve aux articles 4.6 à 4.8 du code de déontologie.

Celui-ci précise que l’avocat peut apposer une plaque sur l’immeuble où est établi son cabinet.

Cette plaque ne peut comporter d’autres mentions que :

• les nom et prénom de l’avocat ou des avocats associés ou groupés ;
• le titre « avocat » ou une des mentions « avocats associés », « société d’avocats », « avocats groupés » ou « cabinet d’avocats » dans une ou plusieurs langues, dont au moins une des trois langues nationales, ou cabinet principal ou secondaire ;
• la dénomination de la structure d’exercice au sens du présent code, le cas échéant accompagnée de sa forme juridique ;
• les nom et prénom des collaborateurs établis à la même adresse ;
• les indications utilitaires telles que le téléphone, téléfax, adresse électronique, nom du site web, emplacements de stationnement, heures de rendez-vous ;
• les spécialités reconnues en application du code de déontologie ;
• la qualité de médiateur agréé ;
• la qualité d’avocat collaboratif agréé ;
• un sigle ou un logo.

Outre celles énumérées ci-avant, le papier à entête de l’avocat ne peut comporter que les mentions suivantes :

• l’adresse de son ou de ses cabinets ;
• les correspondants ou réseaux de correspondants organiques ainsi que le nom des collaborateurs externes habituels ;
• les diplômes universitaires autres que ceux donnant accès à la profession et les spécialités reconnues en application des dispositions relatives à celles-ci ;
• les numéros des comptes bancaires et, en ce cas, nécessairement le ou les compte(s) de tiers identifié(s) comme tel(s) ;
• le mandat judiciaire dont il est chargé, dans le courrier s’y rapportant.

Ensuite l’article 4.8 précise que sauf dérogation accordée par le bâtonnier, l’avocat utilise un seul papier à en-tête qui mentionne ses différents cabinets, en précisant leur caractère secondaire éventuel.

Enfin, et ce n’est pas inutile de le souligner, l’avocat ne peut utiliser son papier à entête pour les correspondances étrangères à sa profession.

Compte tenu de ces éléments, l’on peut estimer que si le numéro de téléphone du cabinet principal figure sur le papier à lettres, il n’y a pas lieu d’exiger absolument que celui du cabinet secondaire soit ajouté, même si cela serait préférable en termes de qualité de l’information.

Par contre, il n’est pas acceptable que :

• soit repris sous la rubrique « avocats » quelqu’un qui n’a plus cette qualité ;
• ni que certains avocats du cabinet soient renseignés comme inscrits à deux voire davantage de barreaux, alors qu’ils ne sont en réalité inscrits qu’au barreau de leur cabinet principal.

Enfin, il ne faut pas oublier l’article 4.2 du code qui précise que si tout avocat peut ouvrir un cabinet secondaire, il faut qu’il démontre :

1. qu’il a obtenu l’autorisation préalable éventuellement requise du ou des conseils de l’Ordre compétents ;
2. que l’exercice de la profession y demeure accessoire par rapport au cabinet principal, à défaut de quoi l’avocat doit modifier le lieu de son principal établissement sauf dérogation accordée par le bâtonnier du barreau où est établi le cabinet principal ;
3. que le nombre de cabinets secondaires établis par l’avocat répond aux exigences de dignité et d’effectivité.

Enfin, l’avocat qui établit un ou plusieurs cabinet(s) secondaire(s) doit utiliser le même papier à en-tête que pour son cabinet principal. Il est tenu de faire mention des adresses de ses différents cabinets sur son papier à en-tête et sur son site internet.

En ce cas, il conviendra de vérifier le respect de ces conditions et notamment le caractère accessoire ou/et le critère d’effectivité du cabinet secondaire, ce qui n’est pas anodin.