Cher Avocat,
Un serveur mail a été ouvert et une adresse e-mail est attribuée à tous les avocats francophones et germanophones dès leur inscription au barreau.
Elle est construite sur le modèle « prenom.nom@avocat.be »
Si vous choisissez une adresse e-mail professionnelle qui ne soit pas l’adresse « avocat.be », un alias sera créé à partir de l’adresse « avocat.be » qui renverra simplement les messages reçus vers la boîte professionnelle. Vous conservez donc également votre adresse actuelle. L’alias est gratuit, mais vous ne bénéficiez pas des avantages complets de la boîte « avocat.be ».
Les avantages de la boîte « avocat.be »
Les avantages de cette boîte sont nombreux : 25 Go d’espace disponible, un calendrier, un espace pour insérer des documents, stockage de documents (partagés) de 0 à 12 GB, sécurité, pièce jointe jusqu’à 50 MB, création de groupes, création et édition de documents en mode collaboratif, espace d’administration, disponibilité du serveur, service accessible en ligne, traitement anti-virus appliqué à tous les messages très performant, anti-spam et de plus, la boîte est liée au nom de domaine.
Le coût
Le coût forfaitaire de la boîte « avocat.be » est de 3 € TTC par mois pour un abonnement de base de de 7 € par mois pour un abonnement « mobility » (accès à distance sur smartphone et tablette, avec synchronisation,…). Un abonnement de type « groupe » avec des possibilités étendues à ce niveau est également possible au prix de 30 € TTC par mois.
L’abonnement est de 2 ans et sera payable directement à Contactoffice via le webmail.
Procédure d’activation et désactivation – Mot de passe – Important
Si vous avez communiqué au barreau votre numéro de téléphone portable, vous pouvez générer vous-même le mot de passe via le lien suivant:
https://portail.avocats.be/reset-password
A noter que votre nom d’utilisateur est l’adresse avocat.be elle-même, soit : votre-prenom.votre-nom@avocat.be
Une fois le mot de passe activé, vous pourrez accéder à la boîte avocat.be, mais aussi à tous les services en ligne d’AVOCATS.BE, comme l’extranet, le Registre National, le portail, le logiciel de gestion des Ordres (lgo.avocats.be), …
Veillez dès lors à bien activer ce mot de passe, et à le conserver précieusement. Vous pourrez cependant le modifier ou le récupérer via le même lien.
Dans le mois de votre inscription au barreau, si vous choisissez d’utiliser la boîte mail avocat.be, vous devrez vous connecter à votre boîte via l’adresse https://avocat.contactoffice.com avec le nom d’utilisateur : (adresse avocat.be de l’avocat) et le mot de passe que vous avez créé, pour choisir votre formule d’abonnement et payer en ligne. Vous avez le choix entre plusieurs formules qui répondent à des besoins différents: Standard, Mobility ou Group. Une offre flexible adaptée aux besoins des avocats. Vous trouverez plus d’information sur le site https://avocat.contactoffice.com.
Si vous avez choisi un transfert automatique vers une adresse professionnelle personnelle, il vous est cependant conseillé de vous connecter également au webmail, et ceci de manière régulière, afin de vérifier (notamment dans les spams) si des mails bien légitimes ne s’y trouvent pas bloqués.
Lorsque vous quitterez le barreau, l’adresse « avocat.be » sera désactivée automatiquement après votre départ dans un délai raisonnable.
Dès lors, si vous choisissez d’utiliser cette adresse comme boîte effective, il sera conseillé de transférer vers une autre boîte les mails que vous désirerez conserver avant votre omission.
Mot de passe oublié ?
Si vous ne vous souvenez plus du mot de passe que vous avez dû générer lors de votre inscription au barreau sur le portail d’AVOCATS.BE, vous pourrez générer vous-même à nouveau le mot de passe via le lien suivant : https://portail.avocats.be/reset-password
Comment accéder à votre boîte de courrier électronique ?
Nous vous suggérons de remettre à votre conseil en informatique le présent document, à moins bien sûr que vous soyez en mesure de faire vous-même le nécessaire, ce qui ne nécessite pas de connaissances poussées en informatique, notamment grâce à la démonstration visible à l’adresse :
http://support.microsoft.com/kb/2028939#method5
Il existe deux possibilités pour accéder à votre boîte de courrier électronique avocat.be :
Grâce à votre logiciel de messagerie
Les paramètres à mettre à jour au niveau de l’adressage sont alors les suivants :
- SMTP-server ( = outgoing mails ) = celui de Contactoffice : avocat.contactoffice.com sur le port 587
- POPHOST-server ( = incoming mails of POP3 ) : avocat.contactoffice.com
- IMAP-server : avocat.contactoffice.com
Grâce à votre logiciel de navigation
Vous pouvez accéder à votre messagerie via l'URL suivante :
AVOCATS.BE insiste sur l’importance d’installer dans chacun de vos PC un logiciel anti-virus et de mettre les définitions virales de celui-ci à jour mensuellement.
Contraintes déontologiques et sécuritaires
L’avocat est tenu de déclarer une adresse électronique à son Ordre et ne peut refuser l’adresse ou l’alias « avocat.be » qui lui est attribué.
L’usage du courrier électronique a été rendu obligatoire par le Code de déontologie d’AVOCATS.BE.
L’adresse mentionnée dans l’annuaire d’AVOCATS.BE sera l’adresse « avocat.be », qu’AVOCATS.BE a décidé de promouvoir.
Les messages professionnels des avocats contiennent souvent des éléments qui requièrent la confidentialité.
Les adresses gratuites, telle que hotmail, gmail, yahoo … qui peuvent être ouvertes gratuitement via Internet ne procurent aucune garantie de sécurité, de pérennité et de confidentialité du contenu, qui est d’ailleurs périodiquement scanné. Dès lors un transfert automatique de vos emails vers un tel service ne sera pas possible.
Le Code de déontologie d’AVOCATS.BE, relatif à l’usage des technologies de l’information et de la communication exclut la possibilité de recourir à pareille adresse et impose le recours à des adresses sécurisées, comme « avocat.be ».
Support
L’ouverture de la boîte, la facturation de ce service, et l’assistance de premier niveau sont assurés par CONTACTOFFICE / MAILFENCE. Pour tout support technique, relatif exclusivement au courrier électronique ou à l’annuaire, surfez sur https://avocat.contactoffice.com ou envoyez un mail à support@contactoffice.com.
Notez cependant que CONTACTOFFICE / MAILFENCE ou AVOCATS.BE ne sont pas nécessairement responsables de tous les problèmes que vous pourriez rencontrer avec votre adresse e-mail, notamment dans le cadre de l’utilisation d’un logiciel de messagerie, tel outlook ou live. Les problèmes peuvent provenir de votre logiciel ou de votre fournisseur d’accès à Internet.